Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma: Şirket Büyürken Sistem Geride mi Kalıyor?
Otuz yılı aşan iş hayatım boyunca farklı büyüklüklerde şirketler, yöneticiler ve ekiplerle çalıştım. Bu süreçte, özellikle aile şirketlerinde kurumsallaşma ihtiyacının çoğu zaman şirket belirli bir büyüklüğe ulaştıktan sonra fark edildiğini gördüm. Şirket büyüyor. Satışlar ve çalışan sayısı artıyor. Yeni müşteriler, departmanlar ve sorumluluklar ortaya çıkıyor. Fakat şirketi yöneten sistem aynı hızla gelişmiyor. Bir süre sonra şirket sahibi kendisini her kararın, sorunun ve pazarlığın merkezinde buluyor.
Aile şirketlerinin kuruluş dönemindeki en büyük gücü hızdır. Kurucu müşterileri tanır, fırsatları görür ve kararları hızlıca verir. İşlerin önemli bölümü güvene, kişisel ilişkilere ve sözlü iletişime dayanır. Belirli bir büyüklüğe kadar bu yapı işe yarar. Ancak şirket büyüdükçe kurucunun gücü, şirketin sınırına dönüşebilir. Yöneticiler karar almak yerine onay bekliyorsa, çalışanlar sorumluluk üstlenmekten kaçınıyorsa ve şirket sahibi olmadan işler ilerlemiyorsa sorun yalnızca insanlarda değildir.
Kurumsallaşma Aileyi Şirketten Uzaklaştırmaz
Kurumsallaşma bazen aile üyelerinin yönetimden çekilmesi veya şirketin tamamen profesyonellere bırakılması şeklinde algılanıyor. Oysa kurumsallaşmanın amacı aileyi şirketten uzaklaştırmak değil, şirketi kişilere aşırı bağımlı olmaktan kurtarmaktır.
- Cevaplanması gereken soru şu: Çalışanlar mı sorumluluk almıyor, yoksa mevcut sistem onların sorumluluk almasına izin mi vermiyor?
Aile üyeleri yönetimde görev alabilir. Buradaki asıl konu, görevlerin akrabalığa değil şirketin ihtiyaçlarına ve kişinin yetkinliğine göre (liyakat) belirlenmesidir. Kim, hangi sonuçtan sorumlu? Hangi kararları kendi başına alabilir? Performansı nasıl değerlendirilecek? Bu soruların cevapları açık değilse aile ilişkileri iş kararlarını, iş kararları da aile ilişkilerini yıpratmaya başlar.
Organizasyon Şeması Tek Başına Yeterli mi?
Kurumsallaşma yalnızca bir organizasyon şeması hazırlamak, görev tanımlarını yazmak veya prosedür dosyaları oluşturmak değildir. Kâğıt üzerinde doğru görünen yapı günlük işleyişe yansımıyorsa şirket değişmemiştir. Gerçek kurumsallaşma için şunların yapılması gerekli:
- Görevlerin ve yetkilerin netleşmesi,
- Kararların doğru seviyede alınması,
- İş süreçlerinin kişilere bağımlı olmaması,
- Performansın ölçülebilir hâle gelmesi,
- Departmanların ortak hedeflerle çalışması,
- Yöneticilerin gerçekten yönetebilmesi demektir.
Kurucu Kontrolü Kaybeder mi?
Şirket sahiplerinin en büyük endişelerinden biri, yetki devrettiklerinde kontrolü kaybetmektir. Oysa doğru yetki devri kontrolü ortadan kaldırmaz. Kontrolü, sürekli kişisel müdahaleden düzenli raporlama ve ölçülebilir performansa taşır. Kurucunun her satış görüşmesine katılması, her ödemeyi onaylaması ve yöneticilerin her kararına müdahale etmesi güvenli görünebilir. Fakat bu yapı şirketin büyüme kapasitesini sınırlar.
Asıl hedef kurucunun şirketten çekilmesi değildir. Günlük operasyonun içinden çıkarak stratejiye, yeni fırsatlara ve şirketin geleceğine daha fazla zaman ayırabilmesidir. Şirket sahibinin olmadığı günlerde de işler doğru ilerliyorsa, sistem çalışmaya başlamış demektir.
İkinci Kuşağa Sadece Unvan Vermek Yeterli mi?
Aile şirketlerinin geleceği açısından en hassas konulardan biri, yeni kuşağın yönetime hazırlanmasıdır. Aile üyesi olmak, şirketi yönetmeye hazır olmak anlamına gelmez. Yeni kuşağa yalnızca unvan vermek de gerçek bir devir süreci oluşturmaz. Yetki, sorumluluk, deneyim ve değerlendirme ölçütleri birlikte ele alınmalıdır.
Kurucunun yıllar içinde geliştirdiği iş sezgisi ile yeni kuşağın teknolojiye ve değişime açıklığı birbirinin rakibi değildir. Doğru yapı kurulduğunda bu iki güç şirketin geleceğini birlikte şekillendirebilir. Temel soru şudur: Yeni kuşak bugünkü göreve mi hazırlanıyor, yoksa gelecekte devralacağı sorumluluğa mı?
Teknoloji Kurumsallaşmayı Tek Başına Sağlar mı?
CRM, ERP, performans yazılımları ve yapay zekâ araçları şirketlerin çalışma biçimini önemli ölçüde geliştirebilir. Fakat tanımlanmamış bir süreci dijitalleştirmek, çoğu zaman mevcut karışıklığı ekrana taşımaktan başka bir sonuç üretmez. Teknolojiden önce şu soruların cevaplanması gerekir: Kim ne yapacak? Bilgi nerede oluşacak? Kararı kim verecek? Sonuç nasıl ölçülecek? Yapay zekâ ve dijital sistemler güçlü araçlardır. Ancak Kurumsal Yapılanma'nın temeli hâlâ doğru organizasyon, açık sorumluluklar, güvenilir veri ve gelişmiş yöneticilerdir. Bu konu tecrübelerimle test edilmiştir.
Kurumsallaşma Nereden Başlamalı?
Her aile şirketine uygulanabilecek hazır bir kurumsallaşma reçetesi maalesef yok. Şirketin geçmişi, sektörü, büyüklüğü, aile yapısı, yönetici kadrosu ve gelecek hedefleri farklıdır. Bu nedenle ilk adım şirketin gerçekte nasıl çalıştığını anlamak olmalıdır. Ben genelde kurumsallaşma sürecine şu sorularla başlarım:
• Bugünkü yapı firmanın büyüme hedeflerini taşıyabilir mi?
• Hangi işler hâlâ kişilere bağımlı?
• Kararlar neden sürekli yukarı taşınıyor, profesyonel yöneticilere emanet edilemiyor?
• Yöneticilerimizin yetkileri ve sorumlulukları açık mı?
• Çalışan performansını gerçekten ölçebiliyor muyuz?
• Şirket sahibi operasyonun ne kadar içinde kalmak zorunda?
• Yeni kuşak hangi sorumluluklara nasıl hazırlanıyor?
Doğru sorular sorulmadan hazırlanan çözümler, şirketin gerçek ihtiyacına temas etmeyebilir.
Şirketler Güçlü Kurucularla Doğar, Güçlü Sistemlerle Yaşar
Otuz yılı aşan yöneticilik ve danışmanlık deneyimim bana sürdürülebilir başarının kişisel kahramanlıklara bırakılamayacağını gösterdi. Kurucunun enerjisi bir şirketi başlatabilir. Ancak o şirketi geleceğe taşıyacak olan; görevlerin, yetkilerin, süreçlerin ve yönetim anlayışının birlikte gelişmesidir. Kurumsallaşma, aile şirketinin özünü kaybetmesi değildir. Kurucunun oluşturduğu değerin, kendisinden sonra da yaşayabilmesini sağlamaktır. Şirketi var eden ilkeler, değerler, vizyon ve misyon tüm süreçlerin ve karar modellerinin içine yerleştirildikten sonra, sistem tamamen kurucuların istediği şekilde ve profesyonellere emanet edilmiş olarak çalışmasına devam eder.
Nejdet Baş Kurumsal Koçluk ve Danışmanlık olarak organizasyon yapısını, görev tanımlarını, iş süreçlerini, performans yönetimini ve yönetici gelişimini birbirini tamamlayan bir sistem olarak Kurumsal Yapılanma ve Dönüşüm hizmet konseptim altında ele alıyorum.
Şirketiniz büyürken yönetim sisteminizin geride kaldığını düşünüyorsanız, nereden başlamanız gerektiğini birlikte değerlendirebiliriz.
İlgili Yazılar
İş hayatında birçok şirketin büyümesine yakından tanıklık ettim. Satışlar artıyor, çalışan sayısı yükseliyor, yeni müşteriler…